Von der Organisation zur OP-Planung.
Wenn eine OP länger dauert als geplant, ein Notfall dazwischenkommt und am Empfang zugleich der nächste Termin vergeben werden soll, zeigt sich, wie eng medizinische Arbeit und Organisation zusammenhängen. Müssen Informationen dann erst zusammengesucht, Einträge mehrfach übertragen oder dieselben erfahrenen Kolleginnen und Kollegen immer wieder unterbrochen werden, kostet das zusätzlich Zeit und Kraft. Wo solche Abläufe den Alltag bestimmen, werden Pausen und Austausch schnell verdrängt; es geht deshalb auch um Arbeitsbedingungen, unter denen Menschen auf Dauer gesund arbeiten und als Team gut zusammenhalten können.
Die Kleintierklinik Frankenthal hat sich vorgenommen, diese organisatorische Seite des Klinikbetriebs gezielt weiterzuentwickeln und die Digitalisierung dafür konsequent zu nutzen. Eine eigene, auf das Management ausgerichtete Geschäftsführung übernimmt diese Aufgabe neben der medizinischen Leitung und betrachtet die Abläufe aus der Perspektive des gesamten Betriebs. Das schafft Raum, Zuständigkeiten, unnötige Abstimmung und die Verlässlichkeit der Planung grundsätzlich zu hinterfragen. Wo medizinische und organisatorische Verantwortung in denselben Händen liegen, muss diese Arbeit zusätzlich zwischen Sprechstunde und OP Platz finden.
Zusammen mit YUNIVERS wurde zunächst die Personalzuordnung digitalisiert und mit den vorhandenen Dienstplandaten aus MEP24 verbunden, bevor Klinikteam und Entwicklung die OP-Planung gemeinsam ausarbeiteten. Das Wissen darüber, wer einen Eingriff übernehmen kann, wie viel Zeit dafür nötig ist und welche TFA und Räume gebraucht werden, wurde in veränderbare Planungsregeln übersetzt. Aus Planungsbuch und separatem Whiteboard entstand so Ordo, das Terminvergabe und Tagesboard auf einem gemeinsamen Datenstand zusammenführt und dieses Wissen auch am Empfang und im Sprechzimmer nutzbar macht. Die Klinik kann ihre Regeln dabei selbst weiterentwickeln und anhand geplanter und tatsächlich erfasster Zeiten prüfen, wo Anpassungen sinnvoll sind.
Für das Team liegt der Gewinn vor allem in der gemeinsamen Orientierung: Empfang und Behandelnde können das hinterlegte Planungswissen nutzen, auch wenn die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen gerade im OP stehen. Das Tagesboard macht sichtbar, was geplant ist, wer gebraucht wird und wo sich etwas ändert. So wird die Abstimmung weniger von Einzelwissen und parallelen Notizen abhängig.